Как оптимизировать работу бухгалтерии в компании?

Как лучше организовать работу в бухгалтерии? Этот вопрос, вероятно, задает каждый владелец компании или главный бухгалтер, а чтобы ответить на него, сначала нужно определить функции и обязанности, которые возложены на бухгалтерию.

При работе с документами можно выделить четыре основных этапа:

- прием и обработка первичных документов;

- систематизация документов

- учет операций в бухгалтерской программе
- архивация исходных документов, т.е. систематизированная сегрегация и организация документов в архивах.

Разделение работы или как избежать хаоса

Хаос определенно не способствует бесперебойному функционированию компании. Четко определив этапы работы, мы можем четко и точно распределить отдельные задачи между участниками процесса. Таким образом, каждый знает, за что он отвечает и кого заменить в случае отсутствия. Такой подход позволяет избежать многих недоразумений или неясностей. Кроме того, сосредоточение внимания на узком диапазоне видов деятельности позволяет повысить эффективность работы, что важно для общего результата.

Внедрение операционных процессов имеет первостепенное значение для результатов компании. Это влияет не только на ускорение работы, но и снижает стоимость обслуживания клиентов. Структурированная реорганизация, использование современных бухгалтерских программ, наподобие 1С Бухгалтерия и облачных технологий от компании Рентсофт, о которой можно почитать на ее сайте www.rentsoft.ua, помогут снизить затраты на долю которых приходится до 20-30% и ускорить работу с документами до 50%. Несомненно, это аргумент для реализации правильной стратегии работы с документами.

Выбор правильной модели работы с документами

На украинском рынке наиболее распространены два вида работы в бухгалтерии:

- модель «от А до Я», в которой бухгалтер занимается обслуживанием данной компании от начала до конца
- модель «Две роли», в которой существует разделение труда между помощником бухгалтера и главным бухгалтером.

Давайте внимательнее посмотрим на них.

Модель «от А до Я» предполагает, что бухгалтер отвечает за конкретную компанию, а в случае бухгалтера в крупной компании он отвечает за определенный филиал или подразделение.

Преимуществом здесь является четкое разделение ответственности и предметной специализации. Конкретный человек имеет дело с документами с момента их принятия до переноса в архив после работы. Недостаток такой системы в основном заключается в том, что высококвалифицированный специалист вынужден отдавать работе, которая не требует специальных знаний, определенное время (например, копирование данных из счетов-фактур в бухгалтерскую программу и т.д.). Кроме того, более широкий круг обязанностей создает более высокий риск допустить ошибку на любом этапе и снижает эффективность выполняемой работы.

Во второй модели работа разделена. Главный бухгалтер занимается собственно ведением бухгалтерского учета, а принятие документов, их разделение и переписывание в бухгалтерской программе являются обязанностями другого сотрудника (обычно помощника бухгалтера).

Эта модель, помимо четкого разделения задач, имеет другое, существенное преимущество — предметную специализацию, которая ограничивает объем выполняемых действий и, таким образом, снижает риск ошибок. Сосредоточение внимания на узком круге обязанностей не только повышает эффективность работы, но и является более полезным для работника и позволяет избежать так называемого профессионального выгорания. Кроме того, высококвалифицированные люди не делают работу, которая не требует их квалификации, поэтому их профессионализм используется максимально.

Путь к успеху в сфере бухгалтерского учета

Разделение ответственности, представленное во второй модели, и предметная специализация позволяют значительно повысить эффективность работы нашей команды.

Однако это еще не все.