Скорее всего, вы уже слышали об автоматизации HR-процессов. Платформами для автоматизации HR-процессов являются HRM-системы. Но зачем искать что-то новое для автоматизации HR, если есть Excel?
В этой статье мы поговорим, почему таблицы Excel — не лучший выход для специалиста по персоналу, что можно автоматизировать в HRM-системе в вашей компании и зачем это делать.
Почему учет в Excel не подходит современному HR-у
1. В Excel вы вероятнее совершите ошибку
Поскольку все данные вносятся вручную, всегда есть вероятность допустить маленькую ошибку, которая наделает больших проблем. В автоматизированной системе можно допустить ошибку только на первом этапе — внесения данных. Если все данные были внесены верно, а HRM настроена правильно — система автоматически произведет нужный расчет.
2. Отсутствие системности
Каждый HR работает с данными по-своему. В автоматизированной системе реализован единый стандарт обработки данных, что очень удобно, когда в компании работает целый HR-отдел.
3. Низкий уровень безопасности
Использование онлайн-таблиц из-за некорректных настроек доступа может привести к потере конфиденциальных данных.
Автоматизация HR = автоматизация рутины
Обсудим, как можно автоматизировать основные HR-функции и рутинные действия специалистов по персонала.
-
Рекрутинг
Системы для автоматизации HR охватывают также рекрутинговые процессы: размещение вакансий на сайтах работ и получение откликов, подгрузка CV кандидатов, создание событий (собеседование, созвон), работа с воронкой рекрутинга, Kanban-доской, статистикой по кандидатам. Это все упрощает работу рекрутеров и экономит время на более эффективный подбор.
-
Absence management — ведение всех видов отсутствий сотрудников
HR-система помогает автоматизировано утверждать отпуск, больничные, работу из дома, отсутствие за свой счет, командировку, переработку и другие виды отсутствий. Сотрудник может в такой системе отправить запрос, а HR-специалисту остается только утвердить его.
-
Назначение событий (1:1, различные виды интервью)
Ежедневно HR-менеджер назначает и проводит множество митингов, работает с событиями, размещает информацию о корпоративах, днях рождениях сотрудников, годовщинах работы или анонсирует другие важные события компании. Система все это делает автоматизировано, А еще можно настроить отправку уведомлений о новом событие всем сотрудникам.
-
Performance Management
Если в компании проводят регулярные Performance review, то автоматизация этого процесса позволяет не пропустить очередную оценку эффективности и сохранить ее историю для более детального анализа.
-
Проведение опросов
eNPS, Q12 и другие важные опросы зачастую делают с определенной периодичностью в каждой компании. Автоматизированная настройка помогает не пропустить время очередного опроса, создать шаблон под собственную компанию, а также менять шаблон опроса по необходимости. Также в системах для автоматизации HR есть возможность делать опрос анонимным, что важно, например, для индекса лояльности сотрудников.
-
Статистика по HR и рекрутингу
Статистика — важный инструмент, который HR-специалисту трудно постоянно рассчитывать вручную. Автоматизированный инструмент позволяет анализировать данные за определенный период времени. Например, текучесть кадров (из-за чего в компании уходят чаще всего) или анализ процессов рекрутинга: эффективность каналов рекрутинга или эффективность каждого отдельного рекрутера. Статистика по рекрутингу помогает определять, какие вакансии закрываются быстрее, а какие медленнее и анализировать эти данные для исправления ошибок.
Таким образом, платформы для автоматизации HR-процессов — отличное решение, позволяющее убрать значительную часть рутины, быстрее и качественнее работать с данными и оставить драгоценное время HR-а для работы над вовлечением, мотивацией персонала и корпоративной культурой компании.