Аутсорсинг задач в компаниях, то есть использование поддержки внешних субъектов и делегирование им определенных обязанностей, проектов или процессов, давно стало популярным. Чаще всего это касается бухгалтерского учета и кадровой деятельности, а также логистики и дистрибуции. Аутсорсинг печати в последнее время также набирает все больше сторонников. Правильный выбор решений в этой области может принести много пользы.
Под аутсорсингом печати следует понимать процесс предоставления услуг печати путем поддержания непрерывности устройств и циклических поставок расходных материалов. Он осуществляется специализированной внешней организацией. Стоит отметить, что цена аутсорсинга печати сегодня вполне доступна, и это решение популярно не только в крупных компаниях, но и все чаще используется в небольших организациях.
Передача полиграфических услуг специализированному партнеру по бизнесу дает ряд преимуществ. Во-первых, это экономия, получаемая за счет оптимизации затрат. Это напрямую связано с поддержкой, которую предлагают ИТ-интеграторам производители оборудования и расходных материалов. Это позволяет значительно снизить совокупную стоимость владения, то есть общую стоимость использования и обслуживания, и, следовательно, цену для конечного потребителя. Часть экономии также обусловлена тем, как организация управляет печатью. Внедрение политики распечатки позволяет исключить нежелательное увеличение затрат, например, за счет исключения неосознанной печати черно-белых документов в цвете или наоборот.
Очень важным аспектом аутсорсинга печати является возможность повышения безопасности печатной информации. Существует возможность конфиденциальной печати, которая эффективно предотвращает попадание распечаток в чужие руки и, как следствие, утечку конфиденциальной информации за пределы компании. В этом случае документ печатается только после успешной аутентификации пользователя, выполненной непосредственно на печатающем устройстве.
Оптимизация связана с правильной настройкой устройств, их правильной работой и дополнительными функциями, что, в свою очередь, влияет на повышение комфорта работы. Эффективные печатающие устройства, адаптированные для обслуживания различных рабочих групп с точки зрения количества пользователей, сокращают время ожидания распечаток, позволяют отправлять отсканированные документы непосредственно на рабочую станцию пользователя, на указанный адрес электронной почты или в сетевое расположение, предназначенное для хранения отсканированных документов. Услуга последующей печати является прекрасным дополнением к услуге, предоставляемой современной и динамично развивающейся организации. Это позволяет получать распечатку на любом устройстве, работающем в среде печати, после авторизации пользователя. Это вариант, который выбирают все больше и больше компаний.
Неоспоримым преимуществом использования услуги аутсорсинга печати является также отсутствие необходимости управлять логистикой расходных материалов и их запасов. Доставка материалов, а также ремонт и обслуживание оборудования происходят без участия сотрудников компании. На устройства распространяется система мониторинга среды печати, поэтому внешний партнер немедленно обнаружит необходимость вмешательства и устранит повреждение или устранит недостатки.
Подводя итог, можно сказать, что профессиональное внедрение услуги аутсорсинга печати в организации, которому предшествует подробный аудит и анализ процессов, происходящих в ней, может привести к экономии до 40% в год. Однако следует помнить, что ключом к успеху являются партнерские отношения между получателем и поставщиком услуг аутсорсинга. Только это гарантирует взаимную выгоду и удовлетворение — как для сотрудников, так и для руководства.