Массовое мероприятие или задушевная вечеринка для сотрудников компании — для любого праздника есть много интересных идей. Однако хорошей концепции недостаточно.
Успешное мероприятие — будь то корпоративное или массовое мероприятие — похоже на систему сообщающихся сосудов. Только правильное взаимодействие всех элементов — залог успеха, а значит, и положительных впечатлений участников мероприятия.
Вопрос только в том, как все спланировать, чтобы радоваться положительным отзывам участников группового мероприятия? Все просто: обратиться в ивент агентство и подготовиться к этому как следует. Ведь только хорошая организация и четкий план действий — залог успешного мероприятия.
Планируем бюджет
Отправной точкой, с которой начинается организация праздников и мероприятий, конечно же, является бюджет. Независимо от того, будет ли это интимная вечеринка для людей из руководства небольшой компании или вечеринка на открытом воздухе для нескольких сотен человек, вам необходимо знать финансовый диапазон. Это самый важный фактор, определяющий, насколько масштабное мероприятие может быть организовано. Именно бюджет определяет не только, какие известные лица пригласить и что подать в качестве закуски, но и сколько людей мы можем пригласить на это событие.
Подбор тем и сценариев
Второй важный момент — это план самого мероприятия и его лейтмотив. Самым важным определяющим фактором здесь является характер работы и интересы участников, которые фактически определяют стиль мероприятия. В конце концов, один сценарий мероприятия подойдет для бизнесменов из финансовой индустрии и совершенно другой для любителей популярной музыки. Поэтому необходима более ранняя «разведка» предпочтений потенциальных участников и самой компании, заказывающей организацию игры. Без этого даже приглашенная на вечеринку известная кинозвезда или музыкальный коллектив не гарантирует, что она не превратится в унылое событие, а гости либо начнут быстро эвакуироваться по домам, либо просто засыпают по углам. И что немаловажно: такое мероприятие не планируется за один вечер. Его планирование часто занимает не день и не два, а даже неделю или месяц. Столь длительный период подготовки — лучшая гарантия того, что мероприятие будет не только хорошо организованным, но и интересным и оригинальным. И в этом вся суть событийной индустрии.
Выбор места и даты корпоративного мероприятия
Когда у нас есть готовый план действий, мы переходим к следующему этапу — выбору места и даты проведения мероприятия. Объект должен не только вместить запланированное количество гостей, но и быть адаптирован к запланированным конкурсам и аттракционам. Если это будет концерт, то будет полезен концертный зал или эстрада под открытым небом, если для игры с аттракционами на открытом воздухе — сооружение, в котором будут размещаться объекты с различными сюрпризами и т. д. Также важно добраться до места, где будет проходить мероприятие. В конце концов, не все участники будут на автомобилях, поэтому место с хорошим доступом, например, на общественном транспорте, это будет идеальным решением в этом случае.
Когда дело доходит до выбора даты мероприятия, вы должны не забыть сделать это заранее, особенно когда мы ориентируемся на праздничный сезон. Здесь действуют свои правила: сотрудники обычно планируют свои дела на праздничные дни часто на много месяцев вперед. Таким образом, вы должны подходить к дате организации мероприятия таким же образом. В случае корпоративного мероприятия это важно, потому что у сотрудников компании должно быть время, чтобы спокойно спланировать как уход с работы, так и личный отдых.
Продвижение мероприятия
Наконец, информация о мероприятии. Это старо как мир — если о нашей вечеринке никто не знает, нет смысла к ней готовиться. Поэтому после определения всех составляющих упомянутого выше события нужно подумать, как донести информацию о нем нужным адресатам. В компаниях сотрудников обычно не нужно особо поощрять к участию в мероприятии: отделы кадров, сам начальник или корпоративная сеть информируют о его организации. К тому же участие в нем бесплатное, организатор часто предоставляет бесплатный проезд и даже проживание — соблазн посетить такую вечеринку возникнет практически у всех, нужно только заранее заявить, что приедете.
Корпоративные мероприятия — отличный момент, чтобы подвести итоги достижений компании и сотрудников. Стоит сделать акцент на успехах компании и поднять тост по этому поводу. Соревнования и конкурсы также могут разнообразить совместное времяпрепровождение и поднять градус эмоций!
